TÉCNICA DE PERT

CONCEPTO

Las Técnicas de Revisión y Evaluación de Proyectos, comúnmente referidas con la abreviatura PERT (del inglés, Project Evaluation and Review Techniques), son un modelo para la administración y gestión de proyectos inventado en 1957 por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de Defensa de EE. UU. 

PERT es básicamente un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total.

                                         

APLICACIÓN

El campo de acción de este método es muy amplio, dada su gran flexibilidad y adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeño. Para obtener los mejores resultados debe aplicarse a los proyectos que posean las siguientes características:

• Que el proyecto sea único, no repetitivo, en algunas partes o en su totalidad. 
• Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de el, en un tiempo mínimo, sin variaciones, es decir, en tiempo crítico. 
• Que se desee el costo de operación más bajo posible dentro de un tiempo disponible. 

Dentro del ámbito aplicación, el método se ha estado usando para la planeación y control de diversas actividades, tales como construcción de presas, apertura de caminos, pavimentación, construcción de casas y edificios, reparación de barcos, investigación de mercados, movimientos de colonización, estudios económicos regionales, auditorias, planeación de carreras universitarias, distribución de tiempos de salas de operaciones, ampliaciones de fábrica, planeación de itinerarios para cobranzas, planes de venta, censos de población, etc.

También el PERT sirvió para programar el proyecto Apolo.

¿PARA QUÉ SIRVE?

• El PERT/CPM fue diseñado para proporcionar diversos elementos útiles de información para los administradores del proyecto. 

• El PERT/CPM expone la “ruta crítica” de un proyecto. Estas son las actividades que limitan la duración del proyecto. En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la ruta crítica deben realizarse pronto. 

• El PERT/CPM también considera los recursos necesarios para completar las actividades. En muchos proyectos, las limitaciones en mano de obra y equipos hacen que la programación sea difícil. 

• El PERT/CPM identifica los instantes del proyecto en que estas restricciones causarán problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no críticas, permite que el gerente manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas. 

• El PERT/CPM proporciona una herramienta para controlar y monitorear el progreso del proyecto. Cada actividad tiene su propio papel en éste y su importancia en la terminación del proyecto se manifiesta inmediatamente para el director del mismo. 

                       

¿CÓMO CONSTRUIR UN PERT? 

En el caso del PERT, los vértices serán los sucesos y los arcos las actividades, debiendo cumplirse una serie de condiciones: 

1. El Gráfico sólo tendrá un suceso inicial y otro final. 
2. Toda actividad, a excepción de la que salga del suceso inicial o llegue al suceso final, tendrá al menos una actividad precedente y otra siguiente. 
3. Toda actividad ij llegará un suceso de orden superior al del que sale (i<j). 
4. No podrán existir 2 actividades que, teniendo el mismo suceso inicial tenga el mismo suceso final o viceversa.

VIDEO: EJEMPLO PASO A PASO DEL DIAGRAMA DE PERT

                              

CONCLUSIONES

1. Las técnicas de planificación por redes son únicas en su forma, especialmente por lo que respecta a los conceptos de la ruta crítica. Los conceptos relativos a nivelación de cargas, costo mínimo y programación de recursos limitados han aportado una base racional a una dirección de proyectos que se apoya en planes amplios cuidadosamente tratados.

2. Es interesante el hecho de que la aplicación independiente de PERT y CPM en dos ambientes distintos haya producido metodologías esencialmente semejantes. CPM surgió de las operaciones de ingeniería de mantenimiento, donde se tenía mucha experiencia y los tiempos de actividad eran relativamente bien conocidos; de manera que evolucionó como un modelo determinista. En cambio, PERT surgió en un ambiente de investigación y desarrollo, donde existe una gran incertidumbre con respecto a los tiempos de actividad, resultado de esto un modelo probabilista.

3. Las técnicas de PERT y del CPM son de tal manera semejante que no han resistido las innumerables tentativas de diversificarlas y de mantenerlas en campos opuestos.

                              

DIAGRAMA DE GANTT

CONCEPTO

El diagrama de Gantt es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

El diagrama de GANTT es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917.

                                                 




¿CÓMO SE USA?


                                             

Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores. El diagrama de GANTT es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una representación gráfica del progreso del proyecto, pero también es un buen medio de comunicación entre las diversas personas involucradas en el proyecto.

Este tipo de modelo es particularmente fácil de implementar con una simple hoja de cálculo, pero también existen herramientas especializadas, la más conocida es Microsoft Project. También existen equivalentes de este tipo de software que son gratis.

¿PARA QUÉ SIRVE EL DIAGRAMA DE GANTT?

Sus usos más frecuentes se vinculan a proyectos y planes de acción, procesos de mejora e, incluso, resolución de problemas. En realidad, se puede utilizar para planificar cualquier tipo de proceso simple, a ser posible de menos de veinticinco tareas, y que esté definido temporalmente.

En ocasiones, sin embargo, se emplea para fragmentar proyectos grandes y complejos en diferentes partes compuestas de tareas más pequeñas organizadas en el tiempo.

Para la gestión de proyectos, se ha desvelado como un método muy eficaz. Se trata de una forma visual de transmitir las actividades a realizar, la interdependencia entre ellas y su temporalización. Intentar explicar lo mismo con palabras resultaría demasiado confuso. Por eso, está especialmente recomendado cuando el propósito es comunicar las diferentes etapas de un proyecto a las personas involucradas de la forma más clara posible.

             

                              




¿CÓMO SE CREA UN DIAGRAMA DE GANTT?

Detallamos, a continuación, los pasos y aspectos más importantes a tener en cuenta:

1. Comprender la estructura del proyecto. El diagrama de Gantt ayuda a lograr el objetivo final de la planificación y la implementación correcta de cada etapa. Conocer todas y cada una de las actividades que intervienen en las fases del proyecto y cómo se relacionan entre sí resulta fundamental. 
2. Reunir la información necesaria acerca de todos los pasos o procesos que forman parte del desarrollo del plan y los recursos que se requieren en cada momento. Ésta será la información que empleará el director del proyecto como punto de partida para construir el diagrama de Gantt. 
3. Determinar los plazos que llevará cada actividad. Asignaremos un tiempo de realización a cada tarea o fase del proyecto. La longitud de las barras horizontales en el diagrama de Gantt es la que representa la duración de cada etapa. 
4. Programar las tareas a realizar para ajustar bien los plazos, escalonar los procesos y eliminar tiempos muertos. Para cada etapa, debemos fijar una fecha de ejecución. Así, el diagrama de Gantt será de gran ayuda para cumplir con el plazo límite de entrega final del proyecto. 
5. Colocar todas las barras de las tareas a realizar en el gráfico. El diagrama de Gantt ensambla todas las piezas con un objetivo temporal fijado. A mayor plazo para la realización del proyecto, aquellos procesos de menor tamaño, se verán más claros. 
6. Evaluar y asignar las relaciones de dependencia entre las diferentes etapas o tareas del proyecto. Observando el diagrama de Gantt debe quedar claro en un golpe de vista el orden en qué deben desarrollarse las actividades, cuáles de ellas quedan subordinadas a otras y cuáles son independientes. 
7. Implementar el diagrama de Gantt en una aplicación de software. Es una opción muy práctica porque algunas poseen características avanzadas que ayudan a una visualización mejor del diagrama de Gantt y a una toma de decisiones mejor orientada. 

                                        

VIDEO: DIAGRAMA DE GANTT- ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

                                   



CONCLUSIONES

• Gracias al diagrama de Gantt, es posible una monitorización clara del progreso para descubrir con facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la ejecución. 

• De este modo, ayuda a prever posibles costes sobrevenidos y permite reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas condiciones. 

• Finalmente, cabe decir que por su sencillez, facilidad de uso y bajo coste, se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas empresas. 

                                        

MICROSOFT PROJECT

CONCEPTO

Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.El software Microsoft Office Project en todas sus versiones es útil para la gestión de proyectos.

¿CÓMO SE USA?

Microsoft Project y la administración de carteras de proyecto (PPM) le ayuda a empezar rápidamente y ejecutar proyectos con facilidad. Las plantillas integradas, las herramientas de programación conocidas y el acceso entre dispositivos aumentan la productividad de los equipos y jefes de proyecto.

Microsoft Project contiene las siguientes herramientas en la creación de nuestros propios proyectos:

PLANTILLAS INTEGRADAS

Las plantillas integradas y personalizables usan las prácticas recomendadas del sector para ayudarle a comenzar de la forma correcta, por lo que no tiene que crear planes de proyecto desde cero.

PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

Las características de programación conocidas, como los gráficos de Gantt y los menús desplegables rellenados previamente ayudan a reducir el tiempo de aprendizaje y a simplificar el proceso de planificación de proyectos.

INFORMES LISTOS PARA USAR

Comparta informes en la organización para mantener a todos informados. Los informes incluyen todo, desde gráficos de evolución a operaciones financieras y están disponibles en todos los dispositivos.

VARIAS ESCALAS DE TIEMPO

Vea rápidamente todas las actividades de proyecto, desde tareas hasta próximos hitos. Personalice las escalas de tiempo para representar datos específicos y compartirlos fácilmente con las partes interesadas del proyecto.

ACCESO DESDE DIFERENTES DISPOSITIVOS

Microsoft PPM está disponible en dispositivos Windows, iOS® y Android™, por lo que los miembros del equipo pueden actualizar tareas en el dispositivo que quieran y ver escalas de tiempo e informes en cualquier lugar. 

¿PARA QUÉ SIRVE MICROSOFT PROJECT?

Microsoft Project es un programa para creación, seguimiento y gestión de proyectos, a los que se puede dar seguimiento por medio de diagramas de Gantt, calendarios o diagramas PERT.

Project es una herramienta que se puede aplicar en cualquier área en donde se trabaje por planeación de proyectos, es decir, en casi todo. Estas áreas pueden ser el ramo de la construcción, ramo industrial, comercial y en general todas las empresas públicas o privadas que quieran mejorar la organización y gestión de sus proyectos.

En Project también se podrá controlar los recursos asignados a cada tarea o actividad relacionada con el proyecto y hacer cálculos de rutas críticas para optimizar tiempo y recursos.

VIDEO: APRENDE A UTILIZAR MICROSOFT PROJECT DE MANERA FÁCIL

CONCLUSIONES

• Ésta es la herramienta por excelencia para la gestión de proyectos empresariales. 
• Una aplicación de software de pago que funciona con Windows, cuyo formato de archivo es MPP y que se integra con Office 365. 
• Administradores y jefes de proyecto emplean Microsoft Project para planificar y controlar el desarrollo de un proyecto, la organización adecuada y eficaz de las tareas, con el fin de evitar retrasos y mantenerse dentro del presupuesto asignado.
• Microsoft Project es una herramienta completa que presenta múltiples funcionalidades para facilitar la labor del director de proyecto.